Учетная форма т 2. Личная карточка работника

Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

Заполняем "шапку" личной карточки Т-2

В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.

Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.

Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).

На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.

Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.

Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.

Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.

Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".

Раздел I "Общие сведения"

1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.

Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:

ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;

ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.

2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.

Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.

4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:

Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.

Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.

5. Степень знания языка

В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).

Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.

Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.

Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).

Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.

Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";

Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".

Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:

Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.

Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".

В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.

7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.

Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).

8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.

Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.

В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.

9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:

Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.

10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).

11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.

12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.

Раздел II "Сведения о воинском учете"

Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.

Заполняем форму следующим образом:

пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);

пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");

пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".

Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).

В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"

Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

Каждая запись заверяется подписью работника.

В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.

Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.

Раздел IV "Аттестация"

В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.

Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.

Раздел V "Повышение квалификации"

Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).

В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.

Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.

Раздел VIII "Отпуск"

Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.

Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.

Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.

Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.

"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.

Раздел IX "Социальные льготы"

В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

Раздел X "Дополнительные сведения"

Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

Изменение сведений о работнике

Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.

Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.

Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.

Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.

Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.

Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?

Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.

Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

У нифицированная форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Раздел 8 этого бланка является одним из наиболее активно заполняемых. Ведь в отличие от большинства других граф данного документа, заполняемых один раз, в этот раздел записи могут вноситься по два-три раза за год, а иногда и чаще. Поэтому часто возникают ситуации, когда место в данном разделе заканчивается.

В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться разъяснениями Госкомстата России, которые были даны относительно ранее действовавших бланков и до настоящего времени не утративших силу:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

«Старые советские кадровики» еще помнят специальные вкладыши в карточку Т-2, которые заказывались дополнительно к бланкам. На таких вкладышах обычно указывалось: «Приложение к Личной карточке работника», затем дублировалось поле с номером и датой трудового договора и пункты с 1 по 4 Раздела 1 «Общие сведения», после чего на двух сторонах листа шли графы Раздела 8. Причем подписи в конце этого приложения, на наш взгляд, являются обязательными, поскольку законодатель требует «закрытия» подписью работника всех данных, включенных в личную карточку.

В настоящее время очень малое число организаций заказывает унифицированные формы в типографии, что еще больше упрощает решение данной проблемы - обычно все это печатается на принтере. По окончании граф в разделе 8 (так же, как и граф в любом другом разделе) изготовляется дополнительный документ (образец в Примере). Данное приложение вкладывается в личную карточку работника и хранится вместе с ней.

Внесение дополнений в личную карточку каким-либо иным образом, кроме создания вкладышей-приложений, например, путем оформления новой карточки и присоединения ее к уже имеющейся, законодательством не предусмотрено. Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям.

Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Образец заполнения унифицированной формы Т-2

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

• дату составления личной карточки;
• табельный номер работника;
• ИНН работника;
• номер СНИЛС;
• алфавит (первая буква фамилии работника);
• характер работы;
• вид работы;
• пол работника.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

• трудовой договор (номер, дата);
• ФИО работника;
• место его рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• образование сотрудника;
• профессия;
• стаж работы;
• состоит ли в браке;
• состав семьи;
• данные паспорта;
• адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Раздел II «Сведения о воинском учете» содержит сведения о воинском звании работника, категории запаса и т.д.

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» необходимо заполнить следующие пункты:

• дата, с которой работник оформлен на работу в компанию или переведен на новое место работы;
• структурное подразделение;
• специальность, разряд, класс квалификации. Эта графа заполняется в соответствии со штатным расписанием и ОКПДТР;
• тарифная ставка, надбавка (если предусмотрена);
• основание;
• личная подпись работника.

Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.

Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.

Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.

В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.

В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.

В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.

Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.

Принимая на работу нового сотрудника, кадровик оформляет различные документы. Одним из них является личная карточка. В Трудовом кодексе вы вряд ли найдете упоминание о данном документе, однако в силу Постановления N 1 личные карточки необходимо вести всем предприятиям и организациям независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Тем же постановлением унифицирована форма этого документа — Т-2, Т-2 ГС (МС). Сегодня расскажем, кто должен заполнять личную карточку, какие сведения подлежат внесению в нее, нужно ли кодировать информацию.

Правовые основы

В необходимости ведения личной карточки уже давно не возникает сомнений — это обязывают делать п. 2 Постановления N 1 и Правила ведения и хранения трудовых книжек: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (в ней повторяется запись, внесенная в трудовую книжку).

Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);

— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

— сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов, например, содержащих сведения о доходах, имуществе, обязательствах имущественного характера, медицинской справки.

Примечание. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2 ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

Отметим, что в соответствии с п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личная карточка подлежит хранению в течение 75 лет. Этим же приказом экспертно-проверочной комиссии разрешается отнести данный документ к тем, что хранятся постоянно.

Поскольку хранить карточку в любом случае придется долго, рекомендуем распечатывать ее на плотной бумаге. Также можно внести первоначальные данные в электронную форму личной карточки. Однако ее все равно придется распечатать, так как работник должен засвидетельствовать своей подписью правильность и полноту внесенных сведений. Да и впоследствии в течение трудовой деятельности работника придется знакомить с записями в карточке, так что без бумажного экземпляра не обойтись.

К сведению. Помимо личной карточки работника в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).

Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.

Отметим, что некоторые работодатели на основе унифицированной формы Т-2 разрабатывают свою форму в электронном виде, при этом удаляя отдельные графы, которую впоследствии распечатывают. Так поступать нельзя! Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20, установлено, что удаление реквизитов из унифицированных форм запрещено. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения:

— расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;

— включение дополнительных строк и вкладных листов;

— внесение дополнительных реквизитов.

При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Правила заполнения и порядок внесения сведений

Наверху первой страницы формы необходимо указать наименование организации, которое берется из учредительных документов. Теперь перейдем к таблице.

В графе «Дата составления» указываем дату заполнения личной карточки. Отметим, что она может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Это не является нарушением трудового законодательства. Однако мы рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки, придерживаться недельного срока (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Графа «Табельный номер» заполняется, если в учреждении присваиваются табельные номера работникам. Напомним, что такой номер присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое.

Графы «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» заполняются на основании документов, представленных работником. Если гражданин поступает на работу впервые, то графа для реквизитов пенсионного свидетельства останется незаполненной до момента получения работником такового.

В графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка. Заполнять данную графу необходимо для систематизации личных карточек в общем массиве.

В графе «Характер работы» указывается «постоянно», если трудовой договор заключен на неопределенный срок, или «временно», если трудовые отношения ограничены каким-либо сроком.

«Вид работы» — основная или по совместительству.

В графе «Пол» проставляется только первая буква («М» — мужской пол, «Ж» — женский).

Из примера видно, что в правом верхнем углу находятся ячейки для кодов. Код формы стоит, а вот код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) необходимо спросить в бухгалтерии, так как данный код присваивается Федеральной службой государственной статистики.

Далее в форме Т-2 есть ряд полей для кодировки. Зачем они? Данные коды требовались для статистического наблюдения и контроля. В настоящее время эти поля крайне редко заполняются, но если все же в вашем учреждении принято кодировать информацию, рекомендуем воспользоваться следующими классификаторами:

— Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 — ОКАТО;

— Общероссийским классификатором специальностей по образованию ОК 009-2003 — ОКСО;

— Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 — ОКПДТР;

— Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 — ОКИН.

Обратите внимание! Если даже в учреждении коды не проставляются, удалять предназначенные для них поля нельзя.

Раздел I «Общие сведения»

При просмотре данного раздела видно, что в него вносятся персональные данные работника и сведения о его семье, образовании, полученном до трудоустройства и имеющемся стаже.

Дата и номер трудового договора, заключенного с работником, проставляются в графе «Трудовой договор».

Пункты 1-4 данного раздела заполняются на основании паспортных данных:

— фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже полностью;

— дата рождения указывается словесно-цифровым способом;

— место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, «г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записываются в родительном падеже.

В графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи (разд. 2 ОКИН): «гражданин Российской Федерации»; «гражданин Российской Федерации и иностранного государства»; «иностранный гражданин» с указанием названия государства, например, «иностранный гражданин (Республика Казахстан)»; «лицо без гражданства» — указывается при предъявлении вида на жительства.

Следующая графа «Знание иностранного языка» заполняется со слов работника. При этом необходимо указать язык в соответствии с разд. 4 ОКИН и указать степень владения им в соответствии с разд. 5 ОКИН:

— читает и переводит со словарем;

— читает и может объясняться;

— владеет свободно.

На основании представленных работником документов об образовании заполняется п. 6 «Образование»:

— начальное (общее) образование — не менее 4-х классов;

— основное общее образование — не менее 9 классов при наличии свидетельства;

— среднее (полное) общее образование — не менее 11 классов при наличии свидетельства;

— начальное профессиональное образование — профессиональное училище или лицей;

— среднее профессиональное образование — техникум или колледж;

— неполное высшее образование — три и более курса вуза;

— высшее образование — университет, академия, институт;

— послевузовское образование — аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.

Обычно указываются сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. Иногда места для указания образований работника в форме Т-2 не хватает, например, у него три высших образования. Что делать в этом случае? Мы рекомендуем оформить вкладной лист, на котором и записать все необходимые данные.

Для послевузовского образования в форме предусмотрены отдельные строки.

К сведению. Если у работника изменились фамилия, паспортные данные и другие подобные сведения, необходимо скорректировать личную карточку. Чтобы верно внести исправления, рекомендуем воспользоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек: одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или, при наличии свободного места, рядом) записать новые данные.

В пункт 7 «Профессия» следует внести сведения об основной и дополнительной профессиях. В графе «Основная» довольно часто указывают ту профессию или должность, которую работник занимает в организации, но это не верно. Полагаем, что сотруднику без опыта работы нужно указать в данной графе профессию, которую он получил после окончания учебного заведения. Если же сотрудник имеет определенный стаж, то в качестве основной можно указать ту профессию, по которой он приобрел наибольший опыт работы. Для такого сотрудника можно заполнить и графу «Другая» — с целью создания кадрового резерва или быстрой возможности заменить отсутствующего работника. В любом случае, заполняя п. 7, необходимо обратиться к ОКПДТР и указывать наименование профессии в соответствии с ним.

В графе 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время большинство работодателей не рассчитывают непрерывный стаж и стаж за выслугу лет, так как теперь в основном требуется страховой стаж — его и указывают в строке, предусмотренной для общего стажа. Однако иногда в силу требований федеральных законов требуется указать и непрерывный стаж, и выслугу лет. Например, выслуга лет принимается во внимание в органах внутренних дел, на службе в Государственной противопожарной службе, в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, на службе в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.

Общий трудовой стаж — это суммарная продолжительность трудовой (независимо от количества и продолжительности перерывов в ней) и иной общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, установленных законодателем.

Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета рекомендуем использовать Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. При этом к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения следует добавить один день.

Графа 9 «Состояние в браке» заполняется в соответствии с ОКИН. Отметим, что недопустимы слова «холост», «женат» и т. п. Правильными будут следующие формулировки:

— никогда не состоял (не состояла) в браке;

— состоит в зарегистрированном браке;

— состоит в незарегистрированном браке;

— вдовец (вдова);

— разведен (разведена);

— разошелся (разошлась).

Реквизиты документа, удостоверяющего личность, переносятся в п. 11 «Паспорт». Если в течение трудовой деятельности паспортные данные сотрудника изменились, необходимо отметить это в личной карточке.

Графа «Место жительства» заполняется на основании штампа регистрации в паспорте. Отметим, что место фактического проживания может отличаться от места регистрации. Для этого в личной карточке предусмотрены соответствующие строки, которые заполняются уже со слов работника.

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Сведения для заполнения данного раздела личной карточки берутся из:

— военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) — для граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Если гражданин пребывает в запасе, то:

— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);

— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:

— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;

— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе, Д — не годен к военной службе) на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан негодным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

По окончании этого раздела внизу второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

На основании приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а в данный раздел вносится первая запись. В течение трудовой деятельности работника сюда будут вноситься записи о переводах (на основании приказа по унифицированной форме Т-5).

В данном разделе личной карточки предусмотрена графа для ознакомления работника с внесенными записями, поэтому в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек работника необходимо знакомить с этими записями.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Раздел IV «Аттестация»

Данный раздел заполняется, только если в организации проведение аттестации предусмотрено локальными нормативными актами или она проводится в соответствии с требованиями законодательства. Указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии (кратко), дата и номер протокола заседания. В графе «Основание» записывают дату и номер приказа о проведении аттестации. Отметим, что помимо принятия решения о соответствии работника занимаемой должности аттестационная комиссия может рекомендовать направить его на обучение, перевести на другую должность и др. Эти рекомендации также могут быть приведены в данном разделе.

Раздел V «Повышение квалификации»

В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Именно после прохождения обучения в учреждениях повышения квалификации заполняется данный раздел.

Напомним, что повышение квалификации бывает краткосрочным (не менее 72 часов), длительным (свыше 100 часов) и может проводиться в форме тематических и проблемных семинаров (от 72 до 100 часов).

V. Повышение квалификации

Раздел VI «Профессиональная переподготовка»

Данный раздел заполняется при освоении работником новой профессии. После завершения обучения по программе свыше 500 часов выдается диплом о профессиональной переподготовке, на основании которого и вносится запись. Напомним, что порядок и условия профессиональной переподготовки специалистов определены Приказом Минобразования РФ от 06.09.2000 N 2571 и Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов.

В графе «Основание» следует указать реквизиты приказа о направлении работника на переподготовку. Если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа «Основание» останется незаполненной.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

Статьей 191 ТК РФ работодателю предоставлено право поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, — объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой или представить к званию лучшего по профессии. Если в течение трудовой деятельности работник поощрен организацией или получил какое-либо почетное звание, об этом необходимо сделать запись в данном разделе.

Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит (по аналогии), и в личной карточке. Помните, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.

VII. Награды (поощрения), почетные звания

Отметим, что в учреждениях, финансируемых из различных уровней бюджета, могут быть предусмотрены ведомственные награды. Например, для федеральной службы государственной регистрации Положение о почетной грамоте утверждено Приказом Росреестра от 15.12.2011 N П/507.

Раздел VIII «Отпуск»

Все отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, дополнительный и иные) должны учитываться. При заполнении этого раздела надо указать вид отпуска (например, дополнительный оплачиваемый), период, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).

Иногда возникает вопрос с заполнением графы «Период работы» данного раздела: некоторые специалисты при предоставлении части отпуска указывают половину периода. Это неверно. Необходимо полностью указать рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть.

Раздел IX «Социальные льготы»

В данном разделе личной карточки перечисляются социальные льготы, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании документов, представленных работником, например, справки об инвалидности, удостоверения почетного донора. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

Заполнение этого раздела позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий.

Раздел X «Дополнительные сведения»

Сюда можно внести любую необходимую работодателю информацию о работнике, для которой не нашлось подходящего места выше, — о том, что сотрудник является родителем ребенка-инвалида, о наличии водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д. Заполнение раздела происходит на основании поданного работником документа.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Этот раздел завершает личную карточку и заполняется только при увольнении работника. Записи в него вносятся на основании приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (унифицированные формы Т-8, Т-8а). Также указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ и дату увольнения.

Данную запись заверяют своими подписями и работник кадровой службы, и увольняющийся сотрудник.

Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности - все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника. Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2?

Основные требования и особенности заполнения

Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.

Заполнение карточки Т2, образец которой представлен в статье, выполняется в соответствии с обязательными требованиями, закрепленными законодательно:

Вся информация вносится в установленные разделы, разборчиво и без сокращений.

Допускаются сокращения при указании места жительства или сведений об образовании, но в общепринятой форме, не искажающей значение сведений.

Заполненная форма Т2 должна содержать коды, соответствующие общероссийским классификаторам: ОКИН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерное обозначение должно быть внесено в специальную таблицу в правой части строки. Все кодовые обозначения находятся в свободном доступе в печатных справочниках, а также на сайте «Общероссийские классификаторы».

При ошибочном заполнении кода классификации форма Т2 считается недействительной, в этом случае требуется завести новую личную карточку. Зачеркивания, исправления в кодировочной таблице не допускаются.

Изменения в трудовой деятельности или личных данных сотрудника должны своевременно отражаться в Т2. Все внесенные в личную карточку изменения заверяются подписью специалиста отдела кадров.

Информация вносится в Т2 на основании подтверждающих документов, предоставленных сотрудником.

Слова и фразы «нет», «не был(а)», «не имеется», а также прочерки в бланк Т2 не вносятся - такие строки оставляют пустыми.

Основания внесения сведений о работниках

Личная карточка Т2 должна быть заполнена на основании следующих документов:

Трудовой договор с работником;

Приказы по организации: о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении;

Паспорт (иной заменяющий его документ) работника;

Документы, подтверждающие полученное образование, прохождение курсов, и прочее;

Свидетельство ИНН;

Военный билет.

Прочие сведения (например, степень владения иностранными языками) указываются только со слов сотрудника. При необходимости работодателем могут быть запрошены иные подтверждающие документы, в соответствии со спецификой профессиональной направленности организации, а также установленного внутреннего регламента.

Как заполнить заголовок?

Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. В кодировочной таблице проставляются цифровые обозначения ОКПО и ОКУД. Далее, в нижерасположенную таблицу вносятся следующие данные:

Дата заполнения Т2 (арабскими цифрами);

Табельный номер, присвоенный работнику при трудоустройстве;

ИНН (на основании свидетельства ФНС);

СНИЛС сотрудника;

В столбце «алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника;

Характер работы, в соответствии с условиями в трудовом договоре: временная, постоянная;

Вид работы: может быть либо «основная», либо для внешних или внутренних совместителей - «по совместительству»;

Пол указывается буквами «Ж» или «М».

После оформления заголовка документа можно переходить к прочим разделам, включающим в себя первичное заполнение карточки T2. Образец внесения сведений в заголовок:

Общие сведения о работнике

Заполнение данного раздела начинается с указания в таблице «Трудовой договор» номера и даты трудового договора, заключенного с работником. Далее заполнение карточки Т2, образец которой представлен ниже, проводится в следующем порядке:

1. В строке «1» полностью указывается фамилия, а также имя и отчество работника.

2. В строке «2» в текстовом виде указывается дата рождения. Пример: «20 апреля 1981 г.». В таблице эта же дата кодируется арабскими цифрами: «20.04.81».

3. Строка «3» должна содержать информацию о месте рождения. Здесь важно руководствоваться следующими требованиями:

При указании населенного пункта словами «город», «поселок», «область», «деревня», «район», «край» допускаются общепринятые сокращения: «обл.», «кр.» и так далее. Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.

Общее количество знаков в строке «3» не должно быть больше 100 символов.

Кодировочная таблица заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором территориальных образований (с 2014 года - новое название код ОКТМО).

4. Строка «4» предназначена для внесения сведений о гражданстве работника на основании паспорта. Вся последующая информация данного раздела вносится в строгом соответствии с кодом ОКИН. Внести сведения следует следующим образом:

Гражданин Российской Федерации (в таблицу кодировки вносится обозначение «1»);

Код «2» указывается при наличии у работника двойного гражданства, одно из которых гражданство РФ; запись об этом выглядит так: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства»;

Для работников, являющихся гражданами другого государства, в таблице кодировки указывается код «3», в строку «4» вносится запись: «Иностранный гражданин»;

В случае, если работник, является апатридом, в строку вносится «Лицо без гражданства», в кодировочную таблицу - «4»;

5. В строке «5» указывается знание работником иностранного языка и уровень владения языком. Кодировка ОКИН предполагает три категории, характеризующие уровень владения письмом и разговорной речью на иностранном языке:

Код «1» - переводит и читает со словарем;

Код «2» - читает и может объясняться;

Код «3» - свободно владеет.

Помимо этого, ОКИН содержит конкретные кодовые обозначения иностранных языков, которые также должны быть указаны в кодировочной таблице. Таким образом, сведения в строке «5» вносятся в следующем порядке: наименование иностранного языка - уровень владения - кодовое обозначение языка и степени владения им (в таблице). Заполнение карточки Т2, образец: «Немецкий - Владею свободно» Код по ОКИН: 171/ 3.

6. Шестая строка раздела «I» заполняется исключительно на основании документов об образовании, предоставленных работником. Пример текстового обозначения и соответствующие коды ОКИН представлены в данной таблице:

Пример: «6. Образование среднее профессиональное - код ОКИН: 11»

Далее в нижерасположенной таблице следует указать: наименование, серию и номер документа об образовании, предоставленного работником, год окончания обучения, а также полученную квалификацию и наименование профессии в точном соответствии с документом. В таблицу вносится код профессии по ОКСО. Если работником предоставлено два документа об образовании, например, среднем профессиональном и высшем или первом и втором высшем, в Т2 вносятся сведения обо всех имеющихся документах. Аналогичным образом в разделы IV - VI вносится информация о переподготовке, аттестации, повышении квалификации, полученной работником после трудоустройства.

Информацию о неоконченном образовании также следует внести в Т2, указав при этом вид имеющегося образования. Например, для работника, проходящего обучение на момент трудоустройства, следует внести сведения об образовании, которое имелось до поступления в настоящее учебное заведение; на основании справки из учебного заведения указать, что работник обучается в настоящее время, наименование учебного заведения и курс обучения. Похожим образом вносятся сведения, если работник проходил обучение, но не закончил учебу, а отчислился (или был отчислен):

При пройденном обучении менее трех курсов следует указать только образование, которое имелось у сотрудника до поступления;

Информация о пройденном обучении, при условии окончания трех и более курсов учебного заведения, вносится в Т2 на основании диплома (справки) о неполном высшем образовании; при этом указывается обозначение «Неполное высшее» и курс, с которого сотрудник был отчислен;

7. В строках «7» указывается полное наименование основной и, если имеется, дополнительной должности (профессии) работника, которую он занимает в организации согласно приказу о приеме на работу и штатному расписанию. Сокращения или искажения наименования не допускаются. В кодировочной таблице раздела указывается код должности по ОКПДТР.

Стаж работы

Вносится в соответствии с предыдущей трудовой деятельностью сотрудника, основанием служит трудовая книжка. В случае, если сотрудник трудоустраивается впервые, в первой строке «общий» проставляются нули.

Сведения о родственниках работника: кого необходимо указать?

Заполнение данного раздела начинается с указания семейного положения работника на момент трудоустройства. Следует избегать слов и фразеологизмов «замужем», «в гражданском браке», «сожительствует» и прочее: строка заполняется формулировкой, определенной общероссийским классификатором с указанием кода ОКИН.
При изменении семейного положения поправки вносятся на основании свидетельства ЗАГС, с указанием реквизитов документа.

Сведения о родственниках, непосредственно проживающих с сотрудником, с указанием степени их родства, также следует внести в такой документ как личная карточка работника. Образец заполнения Т2 выглядит следующим образом:

Воинский учет

Информация о пригодности к несению военной службы заполняется на основании предоставленного военного билета, с указанием звания и категории запаса, отмеченных в документе. Информация для пунктов 3-4 содержится на странице 3 военного билета. Для сотрудника, ещё не служившего, но не имеющего ограничений для службы, строки оставляются незаполненными, с внесением в строку 2 отметки «подлежит призыву».

Степень годности к прохождению службы указывается на основании приписного свидетельства буквенным обозначением:

Годен с ограничениями - Б.

Ограниченно годен - В.

Временно не годен - Г.

Строка 8 раздела предназначена для отметок «Снят с воинского учета» с указанием причины, например, по возрасту или состоянию здоровья.

Страница 3, раздел III

В данном разделе указывается исключительно информация о переводе сотрудника в другое структурное подразделение в рамках одной организации (включая перевод в другую местность) или об изменении должностных функций. Вся информация вносится на основании приказов по организации с указанием реквизита приказа (дата, номер).

Важно помнить! Указывать сведения об изменении ставки или оклада, проведенных без изменения должности работника, в данном разделе не следует.

Со всеми записями, сделанными в данном разделе, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Отпуска и дни отдыха работника

Данный раздел заполняется по мере предоставления сотруднику отпусков в соответствии с трудовым законодательством и внутренним регламентом. В таблицу раздела необходимо внести реквизиты приказа об отпуске, вид отпуска, количество календарных дней. Для ежегодного отпуска следует также указать период, за который даются отпускные дни, в столбцах № 2, 3 таблицы VIII (личная карточка работника). Образец заполнения выглядит следующим образом:

Раздел X: какую информацию можно указать?

«Дополнительная информация» - раздел, предусмотренный для сведений, которые могут иметь отношение к трудовой деятельности, но не указываются в иных разделах бланка Т2. К такой информации можно отнести, например, наличие у работника водительского стажа и удостоверения водителя определенной категории, ограничения по здоровью (в соответствии с медицинским заключением) и прочее.

Как правильно внести информацию об увольнении

Последний раздел заполняется в последний день работы сотрудника. Следует указать реквизиты приказа, причину увольнения сотрудника и заверить сделанную запись подписью кадрового работника. С записями раздела XI сотрудник также должен быть ознакомлен под подпись.